Ekspert Rådgivning om planlægning af en professionel højttaler

Valg af en keynote-højttaler, emcee eller entertainer til en virksomheds- eller organisationsbegivenhed kræver omhyggelig planlægning og forståelse af møderetninger. Derfor er begivenhedsplanlæggere afhængige af ekspertisen hos et højttalerbureau.

I første del af denne serie talte jeg med Diane Goodman, formand for The Goodman Speakers Bureau, Inc. om de grundlæggende trin i udvælgelse og ansættelse af en professionel højttaler.

Diane har været med til at hjælpe organisationer med at sikre højttalere siden 1979. Hun er en anerkendt leder inden for denne industri og arbejder blandt andet med nationale og internationale corporate og association møder og konventioner.

Diane fortsatte sin samtale med mig for at dele nogle af sine perspektiver og erfaringer med at ansætte en professionel højttaler.

Om planlægning til ansættelse af professionel højttaler

Q: Diane, du anbefaler, at begivenhedsplanlæggere først arbejder med deres interne ledere for at identificere klare mål og tidsplaner og planlægge så tidligt som muligt for at få de bedste højttalere - især hovedtalere. Kan du dele dine tanker om hvorfor dette er vigtigt?

A: Som alle, vil vi være sikre på, at vores tid bruges på de mest meningsfulde måder. Vi ønsker ikke at gå ned på den forkerte vej med en klient eller en højttaler - og så ikke kunne komme på tidsplanen for højttaleren, som klientens ultimative valg vælger.

For at undgå dette scenario anbefaler vi stærkt, at planlæggere får deres ledere på samme side tidligt i højttalervalgsprocessen. Dette kan nemt opnås ved at bruge 15 eller 20 minutter med beslutningstagere i starten af ​​udvælgelsesprocessen, som skal følges op skriftligt for at bekræfte den retning, du tager.

Dette vil i sidste ende øge planlæggernes værdi til executive-teamet ved at præsentere højttalere, der knytter sig til målene og målsætningerne for mødet, samt den overordnede strategiske mission og vision for organisationen. Skriftlige opdateringer undervejs kan også hjælpe, afhængigt af virksomhedens kultur og stil.

Q: Kan du identificere tre eller fem af de mest almindelige typer af højttalere, der anmodes om, og hvorfor?

A: Absolut. Her er fem typer højttalere, hver planlægger skal vide:

1. Motivationelle: Uanset om det er gode tider eller dårlige, har mennesker altid brug for en lille motivation i deres arbejde og liv. Møder, der er højt indhold, uddannelsesmæssige eller træningsorienterede, kræver en vis levitivitet. Det er, når den humoristiske motiverende højttaler eller edutainment-type højttaler bruges og altid godt modtaget … latter gør folk til at føle sig godt og også en stor isbryder.
2. Team Building: Som virksomheder omorganiserer, fusionerer, erhverver eller erhverves, skal de genopbygge eller styrke interne relationer.Interaktive teamopbygningsprogrammer bidrager til at nå disse mål.
3. Adventurer: Deres historier om mod og beslutsomhed er blandt de mest inspirerende. Publikum er på kanten af ​​deres pladser og lytter til disse utrolige mennesker.

1. Ledelse / Ledelse: Hvilke egenskaber er en god leder? Hvad er de seneste tendenser i ledelsesudvikling? Hvordan kan virksomheder anerkende og belønne medarbejdere for at øge medarbejderretentionen? Hvordan kan virksomheder være mere innovative for at forblive konkurrencedygtige? Disse er blot et par ting, som ledere ønsker at høre om.
2. Generational: Selv om dette ikke er et nyt emne, er det stigende i popularitet, da flere generationer går ind i arbejdsstyrken. Det påvirker enhver type gruppe fra salg og marketing til ledelse og HR.

Q: Hvad med at ansætte entertainere til at tjene som emcees? Hvilke typer organisationer gør det og for hvilke typer møder?

A: Det handler virkelig om den type møde, som virksomheden forsøger at skabe, snarere end den type virksomhed, der holder mødet. Normalt ser de grupper, der bruger MC'er, på at præsentere et meget samlet møde med fremragende flow og kontinuitet - nogle gange med øje mod et tema.

Ofte vil tunge indholdsorienterede møder bruge entertainere som MC'er til at lette atmosfæren og gøre et ellers skræmmende møde ret fornøjeligt. Vi ser en række forskellige typer møder ved hjælp af entertainere som MC'er.

Om trends i professionel tale

Spørgsmål: Er du opmærksom på nye tendenser i højttalervalg? Er der for eksempel et skift til at have industrieksperter tjene som keynote højttalere oftere?

Bedst sælgende forretningsforfattere er meget ofte efterspurgte. Det ser ud til, at mange forfattere - men ikke alle - rammer talekredsløbet, så snart deres bog begynder at modtage ry. Der ser også ud til at være meget mere interesse for at høre fra succesfulde forretningsledere, og hvad vi kalder business "guruer", dem der har været der, gjort det og taler nu om det.

Vi arbejder faktisk sammen med branchens eksperter, som kan være akademikere eller specialister inden for et givet felt. Mens de tjener et vidunderligt formål, skal du huske på, at branchens "eksperter" ikke nødvendigvis er krydrede professionelle højttalere. Dit højttalere bureau skal kende stilen, styrken og svagheden hos enhver industriekspert, som de ville have nogen anden ekspert for at give korrekt vejledning.

Q: Hvilke typer organisationer vælger eksperter over berømtheder eller genkendelige sportsfigurer og under hvilke omstændigheder?

A: Dette afhænger mere af, hvilke typer møder selskabet forsøger at oprette. Tilskyndelsesmøder eller møder for personer, der har haft ret til at deltage, vil bruge flere berømtheder til belønning af deltagere med en "uforglemmelig" oplevelse. Flere indhold eller uddannelsesorienterede møder vil læne sig mod flere branchens eksperter og indholdshøjttalere.

Vi ser nu en meget flot tendens til at blande de typer højttalere, som virksomhederne vil bruge på deres forskellige møder.Flere planlæggere ser på det overordnede billede og bruger indholds- eller industrihøjttalere samt motiverende højttalere - og undertiden entertainere - på et bredere udvalg af møder.

Om at ansætte en professionel højttaler

Q: Har højttalere normalt særlige krav (bortset fra betaling af deres talegebyr), som begivenhedsplanlæggere bør være opmærksomme på?

A: Hver højttalers specifikke krav er forskellige. I det mindste bør en planlægger forvente at være ansvarlig for at betale for flybillet, overnatning, landtransport, måltider og AV-krav. Nogle gange kan en højttaler have et fast gebyr for rejser eller kræve en bestemt per-diem til dækning af måltider og tilfældigheder. Der kan også være gebyrer for specifikke uddelinger eller retten til at optage adressen eller talen.

Højttalerbureauer skal stille nogle omfattende krav til planlæggeren, inden der træffes en endelig beslutning, så der er ingen overraskelser.

Om en professionel højttalers gebyrer

Q: Hvilken type gebyrer skal eventplanlæggere forvente at budgettere til en professionel højttaler? Er der en måde, du kan hjælpe med at kategorisere gebyrområder for at forvente for forskellige typer højttalere?

A: Godt spørgsmål. Gebyrer spænder fra et par tusind dollars til over hundrede tusind dollars. Højttalerne fastsætter deres gebyrer, og der er ingen specifikke kriterier eller standarder for, hvordan de gør det.

Lad os nedbryde tre af de forskellige typer højttalere: professionel, ekspert og berømthed.

1. Professionelle højttalere er dem, der har valgt at tale for at leve. Der er tusindvis af disse typer højttalere på markedet. Jeg kan godt lide at tro, at de baserer deres gebyrer på deres erfaring, viden og talevidenskab, men ofte er det, hvad de opfatter deres værdi for at være.
2. Ekspert højttalere er dem, der taler som et resultat af deres ekspertise inden for et givet område. Det er ikke deres primære kald.
3. Celebrity højttalere er bare det: berømtheder. Ofte betaler du mange penge bare for at have en berømthed på platformen. Planlæggeren skal bestemme værdien af ​​det!

Q: Er gebyrer for et højttalerbureau inkluderet i højttalerens gebyr? Skal en eventplanlægger forvente at budgettere yderligere gebyrer? Hvis ja, under hvilke omstændigheder

A: Generelt betaler højttaleren bureauet en kommission. De gør det, fordi bureauet har sikret engagementet for dem og påtager sig alle de logistiske og kontraktmæssige forpligtelser. Der er undtagelser som i enhver virksomhed, og der kan være tidspunkter, hvor et bureau kan opkræve deres egne gebyrer, når de yder tjenester som omfattende forskning eller strategisk planlægning for virksomheder eller organisationer.

Om Speaking Engagement Cancellations and Speakers Bureaus

Q: Masser af situationer kan forekomme, der kan kræve en højttaler til at annullere et engagement. Hvilke skridt kan en begivenhedsplanlægger tage for at rette op på denne situation, når man kontraherer en højttaler?

A: Det er her et bureau / højttalerforhold virkelig kan skabe en verden med forskel, som vi kan "rally" højttalere for at hjælpe os ud i nødsituationer.

Forhåbentlig sker en aflysning med tilstrækkelig tid til at finde en tilsvarende udskiftning. Men tid er typisk ikke på vores side, når annulleringer sker.

Så når en planlægger lærer om en annullering, skal de straks kalde deres bureau for en "back up" -plan - selv om det kun er timer før talen. Hvis det er en stor begivenhed med mere end en højttaler, kan vi muligvis spørge en af ​​vores højttalere allerede på arrangementet for at gøre "double-duty". "Eller hvis vi ved, at en anden højttaler er geografisk nærliggende, kan vi bede ham eller hende om at gøre en omvej til vores arrangement og redde dagen.

Der er altid løsninger; forhåbentlig arbejder du med et bureau, der kender deres højttalere godt nok til at overvinde disse frustrerende udfordringer.

Q: Et sådant scenario er nok en af ​​de vigtigste tider at arbejde med et højttalerbureau. Kan du dele et eksempel på hvordan du sikrede en anden i sidste øjeblik?

A: Vi var på stedet for at administrere højttalerne til en større forsikringsklient, der holdt et incitamentsmøde. Ved ca. 5 a. m. en søndag formiddag fik min medarbejder et panikopkald fra kunden. Den ene højttaler, de bookede uden vores hjælp, viste sig ikke. Tilsyneladende var der noget problem med højttalerens transport, men ingen vidste virkelig, hvad der skete.

Klienten blev nu efterladt med et hul i deres dagsorden, hvor den indledende keynoter tilhørte! Så vi begyndte at arbejde med det samme for at brainstormere erstatning ideer.

Vi kendte denne klient og deres publikum godt og besluttede, at vi havde den perfekte kandidat inden for kørselsafstand. Vi kaldte hans kontor, mobiltelefon, hjemme og hans kone! Da vi fandt ham, forklarede vi situationen, og han gik ind for at komme straks til mødet. Når han ankom, havde vi et kort møde med klienten og talte om målsætninger, og højttaleren gik ikke videre med scenen.

Efter færdiggørelsen modtog højttaleren en stående ovation fra publikum! Som det viser sig var han sandsynligvis et bedre valg til åbningstasten end den person, der afviklede et no-show.

Forhold betyder faktisk noget!