Easy Email Management til travle hjemmefirmaer

Email tilbyder en god og billig måde at markedsføre din hjemmevirksomhed på, holde kontakten med kunder og give kundeservice; Det kan dog også være kedeligt og spildtid. Medmindre du ansætter en virtuel assistent, skal du finde en måde at styre e-mail på, som giver dig mulighed for at reagere rettidigt og alligevel ikke bruge hele dagen til at svare på det. Her er tips til styring af din email.

1) Reducer mængden af ​​e-mail, du modtager.

Der er flere måder, du kan begrænse mængden af ​​e-mail, der vises i din indbakke.

Den første er svar på de mest almindelige spørgsmål, du modtager på dit websted med en FAQ-side. På denne side skriver du spørgsmålet og besvarer det. Henvis til folk på det på din kontaktside, hvilket tyder på, at de tjekker der først for at se, om deres spørgsmål er besvaret. Ved at give så mange oplysninger som muligt på din hjemmeside, kan dine besøgende få deres svar uden at e-maile dig.

Den anden måde at reducere den email, du modtager, er at afmelde fra lister, du ikke læser. Hvis du finder, at du sletter eller sorterer nyhedsbreve og andre forretningsopdateringer, men ikke læser dem, er det tid til at afmelde dig. Hvis du vil holde dig ajour med en blog, er det bedre at bruge en feed-læser, som vil fange og liste alle nye indlæg uden at fylde din indbakke.

En tredje måde er at "vaske" din email for at blokere spam og stoppe uønsket email. MailWasher tilbyder gratis og pro versioner, der kan hjælpe med at blokere spam, junk email og phishing svindel.

2) Begræns antallet af e-mail-konti, du har.

Nogle hjemmefirmaere opretter flere konti, som f.eks. En kundeservice og en for teknisk hjælp, idet de tror, ​​at det vil hjælpe dem med at sortere og styre e-mail. Men flere konti skaber kun mere arbejde, medmindre du har en virtuel assistent, som har til opgave at mand en eller flere af e-mail-konti.

I sidste ende behøver du kun to konti; en til personlig og en for erhvervslivet.

3) Begræns det antal gange, du kontrollerer e-mail hver dag.

Checking e-mail virker som en godartet aktivitet, og alligevel er det en af ​​de største tidskrævende, lige bag sociale medier. Fordi e-mail er hurtig og øjeblikkelig, er der en ide om at du skal være på den hele tiden, men det er ikke sandt. Mens du ikke ønsker at lade dine klienter eller kunder hænge for længe, ​​behøver du ikke at svare på e-mail, når det kommer frem. I stedet skal du tjekke e-mail to eller tre gange om dagen. Når du tjekker det, forpligter du til at håndtere alt i din indbakke på det tidspunkt.

4) Udvikle et system til håndtering og sortering af e-mail.

De fleste e-mail-programmer giver dig mulighed for at oprette mapper, hvor du kan sortere e-mail. Du kan f.eks. Oprette mapper til "to-do", "kvitteringer", "læses" osv.Hver e-mail, der kommer ind, bliver besvaret og / eller sorteret korrekt. Hvis du er en visuel person som mig, kan du bruge Googles Gmail-program til at oprette flere indbakke. Når e-mail kommer ind i hovedindbakken, skal du sortere den til "indlæsning", "til-svar", "læsning", "klientinfo" -indbakke. Alle disse specialiserede indbakke vises i forskellige sektioner på Gmail-siden. En anden fordel ved Gmail er evnen til at bruge etiketter, såsom kvitteringer, til tagging af e-mail.

5) Slet, slet, slet.

Hvis du får masser af unødvendig email, skal du slette det så hurtigt som muligt. Overvej at bruge en web-baseret e-mail for at slette uønsket mail før du downloader til dit e-mail-program. Hvis du bruger webbaseret e-mail, skal du scanne, kontrollere og slette junk først. Dette efterlader kun de ting, du skal svare på. Se # 1 om at reducere den email, du modtager, hvis du finder, at du sletter typerne af e-mail eller en masse e-mails fra en enkelt afsender.

6) Tøm din indbakke.

Dette er meget sværere end du tror. Og når det er tomt, er det lige så udfordrende at holde det tomt. I første omgang vil denne opgave være vanskelig, fordi odds er, at du har en masse email, og det er tidskrævende at gå gennem hvert stykke for at sortere eller slette. En mulighed er at bruge søgefunktionen til at finde e-mail fra steder, der kontakter dig meget. For eksempel, hvis der er et nyhedsbrev, du abonnerer på, søg nyhedsbrevet efter navn eller e-mail-adresse.

Når du har listen over nyhedsbrev-e-mails, kan du håndtere det i løs vægt ved at vælge det hele og indsende det i din mappe "til læsning" eller "nyhedsbrev". Eller du kan snyde ved at markere alle elementer i din indbakke og lægge den i en mappe kaldet "der skal arkiveres". Dette tømmer din indbakke uden at skulle indsende hvert stykke email, og du har heller ikke mistet e-mailen. Når din indbakke er tom, forpligter du til at administrere hver e-mail, der ankommer til den angivne tid, du har planlagt at håndtere den.