Kreditkort for medarbejdere: Gode nyheder og dårlige

Hvis du er en arbejdsgiver, der har medarbejdere, der pådrager sig udgifter i forretningsprocessen, er en god måde at se disse omkostninger og kontrolomkostninger på med kreditkort for medarbejdere. Brugt korrekt kan corporate kreditkort hjælpe dig med at nå mange af dine forretningsmål. Desværre kan de også vise sig at være fortrydelsen af ​​både dig og dine medarbejdere, da de baner vejen for virksomhedernes frie fald eller i det mindste et par skridt ned ad stigen.

Hvad er et Corporate Credit Card?

Virksomhedskreditkort er en gruppe af arrangementer, som er adskilte og adskiller sig fra personlige og små virksomheder. Et selskab kan tilbyde sine medarbejdere virksomhedskreditkort til at opkræve godkendte forretningsrelaterede udgifter, som regel af en rejsetype. Et firma kreditkort udstedes normalt i firmaets navn og med medarbejderens navn på den. I modsætning til personlige og små virksomheder kreditkort udstedes corporate kreditkort af kun få organisationer. De udstedes også direkte mellem virksomheden og udstederen.

Kendskab til reglerne

Uanset hvor et kreditkort kommer fra, skal det accepteres med fuld forståelse af, hvordan det fungerer. Dette gælder ikke kun for den person, der bruger kortet, men også virksomheden. Dette forhindrer en masse misforståelser, der kan koste alle. Først blandt disse er hvem der er ansvarlig for betaling.

Nogle kort har bestemmelsen om, at medarbejderen på trods af at være et kreditkort er ansvarlig for at sikre, at betalingen sker. For andre er det selskab, en medarbejder arbejder for, ansvarlig for betalingen.

En af de primære fordele ved at bruge virksomhedskreditkort er, at de tillader arbejdsgivere at overvåge deres medarbejderes udgifter tættere, især når de er ude af drift kontor på rejse.

Ethvert firma, der udsteder et corporate kreditkort, bør sørge for, at deres politikker vedrørende procedurer, udgiftsgrænser og begrænsninger forstås og følges af medarbejdere. For eksempel kan visse omkostninger som flybillet og biludlejning blive placeret på kreditkortet, mens omkostninger som brændstof og gebyr kommer fra en medarbejders lomme.

Ansatte bør også forstå, at selv når afgifter af en bestemt karakter er godkendt, kan der stadig være grænser for dem. Regler som dette kan anvendes bred pensel eller ifølge bestemte kategorier af handlende. For eksempel kan et firma godkende en bestemt udgiftsgrænse for måltider, især når kunderne bliver underholdt, men hvis den samme repræsentant beslutter at sende blomster til en klient, er det måske ikke tilladt.Forudgående begrænsninger af udgifterne til et kort kan begrænse denne type udgifter.

Undgå faldfald

Når et kreditkort udstedes, skal der være en vis forståelse af medarbejderen om, hvordan kortet kan bruges. Nogle virksomheder giver endda træningskurser om brugen af ​​virksomhedskreditkort, så baggrundsoplysningerne om deres brug er fælles for alle, og ingen kan sige, at de ikke var opmærksomme på at udstede regler.

En primær fare for virksomhedernes kreditkort er, når medarbejderne blander personligt og erhvervsmæssigt brug. Det er klart, at en personlig udgift ikke på noget tidspunkt skal opkræves over for et corporate kreditkort. Heldigvis med de rigtige kontroller på kortet kan disse former for udgifter problemer styres og elimineres. I de fleste tilfælde opstår disse problemer, når en medarbejder ønsker at springe over besværet med at lave to forskellige transaktioner på samme tid, tænker "Jeg kan godtgøre virksomheden senere." På den anden side finder denne afregning i mange tilfælde aldrig sted, og det sætter medarbejderen op på et kollisionskurs med ledelsen af ​​virksomheden.

En liberal anvendelse af fælles mening

Hvis der er en opside til brugen af ​​virksomhedskreditkort, er det evnen, at virksomhederne skal holde medarbejderne opmærksomme på, at de bliver set.

Dette bør dog ikke være et spørgsmål om bekymring. Det skal sætte medarbejderne opmærksom på, at deres udgifter i virksomhedsbetegnelsen er vigtige, og at de skal udøve sund fornuft på den måde, de bruger selskabets kasser på. Alt andet påvirker kun en virksomheds bundlinje, hvilket også påvirker medarbejderne.