Afbalancere et kasseapparat - hvordan, hvorfor og hvornår

Selv med dagens moderne POS-systemer, har du stadig brug for en procedure for at tegne forretningens kontanter. Disse interne kontroller er nødvendige for at forhindre mishandling af penge og at sikre aktiver mod tab. Ikke alene gør stærke interne kontroller effektiv drift, de sikrer også pålidelige regnskaber. En af de mest almindelige årsager til krympning eller tab i din butik er gennem mishandling af kontanter.

Og når den undersøges, er den mest almindelige årsag til tyveri manglen på en ordentlig procedure eller kontrol.

Processen med at tælle pengene, afstemme kvitteringerne og afbalancere kontantskuffen skaber en ansvarlighed for dagens transaktioner. Dette kontanthåndteringssystem kan oprettes samtidig med, at butikspolitikker etableres. Mange af dagens POS-systemer (point of sale) har trin for trin instruktioner for at lukke (også kaldet balancering) cash-skuffen til at lede medarbejderen.

Hvorfor Balance?

Butiksadministration eller kasserere kan når som helst trække en salgsrapport under et skift. Ved at tilføje startkassen i skuffen til det daglige salgstal, vil en forhandler vide præcis, hvor mange penge der skal være i kassaapparatet eller POS-systemet til enhver tid. Dette er yderst nyttigt:

• For at undgå at holde for meget penge på salget.
• Hvis butikken er røvet.
• Når en kunde klager over for lidt ændring.

• For at opdage hyppige overlejringer / mangler for bestemte kasserere.
• For at fjerne fristelsen til at tage kontanter uden dokumentation fra pengeskuffen.

Sådan balancerer du en kontantskuffe

Balancering af et kasseapparat finder normalt sted i slutningen af ​​dagen eller ved afslutningen af ​​en kasserers skift. Pengeskuffen og dens indhold skal tages til et kontor eller andet afsondret område for at udarbejde rapporten.

Kontroller, at gulvbelysningen er slukket, og døren er låst. For mange sælgere har de travlt og har tendens til at begynde at lukke, før butikken faktisk er lukket. Dette er ikke en sikker praksis. Men hvis du har flere medarbejdere i butikken, er det muligt at lukke et af registre i åbningstiden.

Eventuelle overlejringer og mangler bør undersøges. Den menneskelige natur bør tages i betragtning for mindre fejl og små mængder. Hermed mener vi, at simple fejlændringer er almindelige ved behandling af en transaktion. Imidlertid kan hyppige afvigelser være tegn på medarbejderstyveri eller kan tyde på, at der kræves yderligere træning for en bestemt kasserer. Som regel vil du sørge for, at ikke mere end $ 2 er slukket om natten. Selvom det afhænger af mængden af ​​transaktioner den pågældende dag (med andre ord, jo flere transaktioner jo større er chancen for at tælle fejl) er reglen $ 2 en nyttig.

Startkassen på hånden sættes tilbage i pengeskuffen og opbevares til aftenen, mens depositumet er udarbejdet til banken. Alle kreditkortsedler, terminalrapporter og andre regningskvitteringer kan hæftes til Daily Cash Drawer Report og indleveres efter dato.

Adskillelse af pligter

For mere ansvarlighed overveje at bruge to personer til at afbalancere kasseapparatet. En person tæller skuffen og opretter den daglige kontantrapport, mens den anden person forbereder et bankindskud. Begge medarbejdere skal underskrive rapporten, der angiver, at de er ansvarlige for de viste tal. Selv om intet system kan forhindre svig, vil dette revisionsspor bidrage til at afskrække samspillet blandt medarbejderne.

I begyndelsen af ​​næste skift skal hver kasserer tildeles deres egen pengeskuffe. Har kassereren fortalt kontanter i skuffen for at bekræfte begyndelsesbalancen. Hvis du er en lille butik med kun et register, forbliver kontanter sandsynligvis i skuffen natten over. Hvis dette er din situation, er proceduren den samme.

En sidste note, da menneskelig fejl er en del af spillet, skal du sørge for, at du medtager afvigelser i dine penge som en del af din P & L.

Tilføj en linje til din P & L, der budgetter for og viser tab ved misligholdelse. Dette er en anden måde, du kan kontrollere og styre tabet.