Ansøger Sporingssystem Evalueringsværktøj

Find det rigtige ansøgersporing system, der opfylder alle dine organisationers behov, kan være en overvældende opgave. Det kan være en udfordring, selv ved at vide, hvor man skal starte, når man overvejer ansøgerens sporingssystemer og hvordan man sammenligner hver løsning.

Her finder du vigtige områder til at undersøge, spørgsmål, der skal stilles, og svar til analyser under evalueringsprocessen for ansøgerens sporingssystemer. Disse oplysninger vil guide din virksomhed i søgen efter det relevante søgesporingssystem for at imødekomme dine behov.

Identificer beslutningstagere til sporingssystemers beslutningstagere

Et firma skal organisere sig internt, inden der startes en evalueringsproces for ansøgers sporingssystemer. Når du forbereder dig til at evaluere et ansøgers sporingssystem, er det vigtigt at danne et samarbejde mellem interessenter og give beslutningstagerne tid til at komme frem til en velinformeret beslutning.

Dit valgkomité bør være parat til at vurdere styrken og svaghederne hos hver ansøger sporing systemleverandør. Udvælgelsesudvalget bør omfatte disse medlemmer.

• Udvælgelsesdirektør: Det er normalt en Senior Vice President (SVP) eller Vice President (VP) for Human Resources, der kan give de øvrige udvalgsmedlemmer et klart direktiv og vision. Personen skal også have mulighed for at forklare leverandørvalget i form af afkast af investeringer (ROI) til sine modparter.
• Udvælgelsesleder: Denne person skal have en fuld forståelse af ansættelsesprocessen og virksomhedens smertepunkter for at skabe ordentlig søgning og udvælgelsestaktik.
• Udvalgsmedlem: For at sikre, at brugerens stemme er repræsenteret, og at en vellykket vedtagelse af den valgte løsning vil finde sted.
• Komiteens bidragydere: Disse er medlemmer fra andre afdelinger, der giver yderligere input til udvælgelsesprocessen for sagsøgerens sporingssystem. De med økonomisk ekspertise kan give input til leverandørernes finansielle stabilitet eller sammenligne de samlede omkostninger ved hvert ansøger tracking system i forhold til projektbudgettet. IT-bidragsydere kan uddanne udvalgsmedlemmer om de tekniske evner hos leverandørens ansøgersporing og hjælpe med at sammenligne hver løsning til dit nuværende system.
  Udvalgsmedlemmer bør være personer, der kan anerkende værdien af ​​teknologiredskaber, procesoptimering og kundeservice, da det vedrører din virksomheds vision om talenthåndtering.

Dokumenter din nuværende ansættelsesproces

Når du har samlet din udvælgelseskomité for udvælgelse af ansøgere, er din første opgave at oprette et dokument, der følger processen med medarbejderrekvisitionen, din ansættelsesproces og ansættelseslederens rolle , rekrutteringen og kandidaten til at afslutte en leje.Derefter skal dit udvalg diskutere, hvorfor hvert trin er nødvendigt, og hvad der ville ske, hvis det blev elimineret.

Forenkle din ansættelsesproces og sørg for, at hvert trin virkelig øger værdien og hjælper dig med at producere kvalitetshyringer. Dette vil gøre det muligt for dit udvalg at sammenligne behovene i din ansættelsesproces med evnen hos hvert ansøger tracking system. Denne evaluering er en fantastisk mulighed for at lære om bedste praksis i ansættelse og at gennemgå og optimere din nuværende ansættelsesproces.

Identificer krav til dit ansøgers sporingssystem

Nu hvor du har klart identificeret din virksomheds ansættelsesproces, er din komité fuldt ud villig til at identificere dine virksomheds krav til et ansøgers sporingssystem. Husk på, at du vil have et klart svar på følgende spørgsmål:

• Hvorfor køber du dette ansøgersporingssystem?
• Er din nuværende ansættelsesproces i overensstemmelse med dine virksomhedsmål?

At holde disse spørgsmål i tankerne vil hjælpe dit udvalg med at gøre et stærkt tilfælde for at købe en ansøger sporing løsning. For at søgeansøgningssystemet vælger du at have en stærk forbindelse til afkastet, skal dit udvalg skabe klare forventninger til, hvad du vil have i et ansøgers sporingssystem.

Din ansøger sporing system skal opbygge et bedre forhold mellem rekrutterere og ansættelse ledere, strømline din rekvisition oprettelse og godkendelsesproces, og forbedre din kvalitet af lejemål. Din ansøgers tracking system skal strømline medarbejdernes rekruttering indsats gennem automatisering, skabe en mere effektiv og omkostningseffektiv ansættelsesproces. Dette er den perfekte tid til at løse almindelige HR-udfordringer, såsom:

• Højt volumen genoptages uden effektiv måde at acceptere, gennemgå og styre.
• Højt antal jobmuligheder med besværlig intern kommunikation.
• Manglende evne til at få adgang til oplysninger hurtigt og rapportere om alle rekrutteringsmetoder.
• At miste kvalificerede ansøgere på grund af tilfældig opbevaring af genoptagelser.
• Kopiering af rekrutteringsindsats mellem forskellige filialer og divisioner lokalt eller i udlandet.
• Overdreven IT-vedligeholdelses- og supportudgifter med hjemmelavet teknologi.
• Ineffektiv sporing af EEO-OFCCP-overensstemmelsesdata.
• Kæmper for at få den rette opmærksomhed fra IT til teknologiske opgraderinger og forbedringer.

Benyt også denne lejlighed til at overveje værdien af ​​forbedringer fra nye processer og teknologier som:

• undgå at bruge forskellige moduler,
• forbedre kommunikation og
• adressere globale problemer.

For at holde dette håndterbart skal du identificere vigtige "must haves" for at eliminere ukvalificerede leverandører. For eksempel kan din udvalg som en grundlæggende faktor beslutte, at du kun vil overveje leverandører, der leverer en webbaseret løsning i modsætning til et installeret system, da den hostede løsning eliminerer enhver byrde for dit it-team.

Identificer krav til dit ansøgers sporingssystem

Identificering af klare forretningsmål vil forbinde dine prioriteter til dine krav.Det er vigtigt, at dit udvalg bliver fokuseret på dets oprindelige systemkrav. Udvalget skal undgå at blive distraheret af systemelementer, der ikke er i overensstemmelse med virksomhedens prioriteter. Du har anerkendt de vigtige forretningsmål og nøglekrav at overveje, når du danner dine egne mål.

Nøglekrav at overveje i et ansøgers sporingssystem

• Proces effektivitet: centralisering af en proces kan forbedre en række opgaver, herunder men ikke begrænset til jobrekvisitioner, sporing, styring af medarbejderhenvisninger og overførselsprogrammer.
• Tillader kandidater hurtigt og nemt at ansøge om din organisation for løn og timelønning uden at gennemgå flere sider med spørgsmål.
• Kan lette rekruttering i høj volumen, mens de resterende omkostningseffektive.
• En stærkt konfigurerbar, skalerbar løsning, som kan konfigurere til vores unikke ledelsesproces og kan imødekomme vores udviklende behov, efterhånden som vores organisation vokser eller vores processer ændres.
• Forbedrede rapporteringsmuligheder: Mange organisationer udfordres med at bestemme deres samlede udgifter til leverandører, indkøb og sammenligning af metrics. Koordinering gennem en enkelt kilde vil muliggøre nøjagtig centraliseret rapportering.
• Tillader rekruttere at søge i databasen på alle oplysninger og ved bestemte parametre.
• Inkluderer et Rapporteringscenter, der gør det muligt for brugerne at køre ad hoc-rapporter og gemme kriterier for fremtidig brug samt at køre branchestandardrapporter, herunder omkostninger pr. Ansættelse, tid til udfyldning, kildeffektivitet og meget mere.

Opbygge brandidentitet og -bevidsthed

• Oprettelse af en forbindelse mellem en ansøger og en positiv beskæftigelseserfaring vil fremkalde anerkendelse af mærket. Et stærkt mærke kan generere tillid, der vil drive søgetrafikken og forbedre din talentpulje.
• Branded Career Center-websider kan være tilgængelige via virksomhedens websted.
• Tillader rekrutteringspersoner nemt at sende karriereoplysninger til firmaets websted.
• Giver mulighed for flere sprog til global support.
• EEO / AAP-kompatibel.
• Evnen til at opretholde en nøjagtig måling af sådanne oplysninger vil være i overensstemmelse med føderale bestemmelser og undgå eventuelle juridiske handlinger mod organisationen. Det vil også bidrage til at etablere kandidatkvaliteten.
• Kunne fange, spore og rapportere frivillige EEO-data, mens de er i overensstemmelse med retningslinjerne fra EEO / OFCCP.
• Kan forudskærende kandidater med elimineringsspørgsmål for at indikere dem, der opfylder grundlæggende kvalifikationer for stillingen.
• Forbedret kommunikation.
• Etablerer et miljø, der effektivt informerer, vil forene alle brugerne og strømline organisationens aktiviteter.
• Inkluderer et kommunikationscenter for at lette kommunikationen mellem rekrutterere, ansættelseschefer og kandidater. Tillader også brugere at planlægge aftaler, forlade notater og interview feedback, at sende massemeddelelser, og automatisk reagere på ansøgere ved modtagelse af genoptagelse.

Kundesupport til ansøgerens sporingssystem

• Vedtagelsen af ​​fuld bruger afhænger af niveauet af kundesupport, som leverandøren har leveret under og efter gennemførelsen.
• Let tilgængeligt support team, dedikeret til at håndtere virksomhedens og brugerproblemerne, mens du anvender bedste praksis i branchen.
• Højeste niveau af support til rådighed for din virksomhed gratis.

Vurdering af ansøgers sporingssystemer af leverandører

Det anbefales, at du beder om en anmodning om forslag (RFP) fra potentielle leverandører, som dit udvalg har besluttet at overveje. Dette er din mulighed for at få præcisering på et emne for at hjælpe din komité med at afgøre, om ansøger sporing software kan gøre det nødvendige job. Dit udvalg bør overveje følgende vigtige spørgsmål for at udarbejde en effektiv RFP:

• Støtter systemet de vigtigste bekymringer i dit udvalg? Dette binder i den foregående del af evalueringsprocessen; Du skal kende din proces helt, før du kan bestemme hvilke funktioner du har brug for. Dit udvalg kan ikke distraheres af løsninger, der kan tilbyde funktioner, der ikke er din hovedprioritet. Mens de kan virke attraktive, vil mange prangende funktioner og funktioner ikke skabe nogen værdi for din organisation, hvis de ikke bliver vedtaget af dine brugere.
• Har sælgeren installeret systemet i en anden organisation af samme størrelse?
• Dit udvalg skal have adgang til referencer, som kan give dig indsigt i spørgsmål som kundetilfredshed og opfølgning, implementeringsprocessen og skjulte gebyrer. Husk, funktioner har ingen værdi uden stærk brugeradoptagelse.
• Hvad indebærer implementeringsprocessen? At have en vellykket adoptionshastighed begynder med den korrekte gennemførelse. Du vil være sikker på, at din valgte sælger ikke forlader dine brugere uden ordentlig uddannelse og løbende support. Gennemførelsen skal være centreret om din organisations rekrutteringsproces, og ikke lærer, hvordan man kan rumme deres system.
  Du bør aldrig have følelsen af, at dit implementeringsprogram vil lade dig føle sig fortabt og usikker på sælgerens muligheder. Under evalueringsprocessen skal dit udvalg have indtryk af, at din implementering på basis af dine afdelingsprioriteter og forretningsmål vil skabe et stærkt fundament for et langt partnerskab med din ansøger sporing systemudbyder. Husk, at høj bruger adoption til ansøger tracking system vil generere et højere ROI.

Mere om Ansøger Tracking Systems Vendor Assessment

• Hvad er leverandørens vision og vækststrategi? Sælgeren skal vise lederskab og fremsyn som markedsleder. For at kunne præsentere en omfattende løsning skal leverandøren tage hensyn til dine specifikke behov og forberede sig på forandring og vækst i fremtiden.
• Bestem, om denne løsning bidrager til din over alle forretningsplaner? I sidste ende vil udvælgelsesadministratoren sandsynligvis være nødt til at vise et forventet investeringsafkast for at gøre et stærkt tilfælde for løsningen.
  Udvælgelsesdirektøren skal søge efter besparelser på f.eks. Rekrutteringsannoncering, medarbejderværdi ved brug af søgningsfirmaer og procesoptimering fra sælger. Virksomheden bør også spare på medarbejderretention og kandidatkvalitet. Det kan være overvældende at oprette et fuldstændigt detaljeret dokument med henvendelser, der vil omfatte alle de nødvendige emner til evaluering af et ansøgers sporingssystem.
• Ud over funktioner og funktioner bør dit udvalg være sikker på at diskutere leverandørens evne til at tjene som langsigtet partner for din organisation. Da din komité udfører sin leverandørbedømmelsesproces, vil du være sikker på at overveje sådanne faktorer som:
• Finansiel stabilitet: Gennemfør due diligence på årsregnskabet for alle potentielle leverandører, der er under revision. Du vil opdage, at dette er et perfekt emne, gennem hvilket din finansudvalgets bidragyder kan lede dig.
• Kvaliteter af strategiske partnere: For at tilbyde en komplet løsning vil nogle leverandører samarbejde med andre servicefirmaer for at tilbyde deres kunder en mere omfattende pakke af tjenester. Dit udvalg bør være opmærksom på eventuelle partnerskaber, der er involveret i de konkurrerende leverandører. Oplysningerne kan give et indblik i det mulige partnerskab mellem din virksomhed og sælgeren.
• Rekrutteringskompetencer: Uanset din virksomhedsstørrelse skal du sikre dig, at sælgeren har evnen til at understøtte den fulde medarbejders livscyklus fra ansøger sporing, ombordstigning, successionsplanlægning til off-boarding. Dette forhindrer din virksomhed i at vokse ud af sin løsning, hvilket sandsynligvis vil resultere i forværring, en ny evaluering og dyre implementeringsgebyrer.
• Fremtidig produktudvikling: Sørg for, at sælgeren formidler en stærk forståelse af de udfordringer, der står over for rekruttering nu og i fremtiden. Den leverandør du vælger skal være på puls af teknologi og industri nyheder for at tilpasse sig dine skiftende behov og sikre, at løsningens konfigurationer bliver brugt til sit fulde potentiale.
• Integration med HRIS: Selv om du måske vil have, at din it-komité bidragyder til at give input på dette område, bør det ikke svage dit udvalg til at bruge et ansøger sporing system, der ikke i tilstrækkelig grad vil betjene hele afdelingen. Enhver leverandør, der er værd at overveje, bør give mulighed for at flytte nøgleinformation fra sit system til dit HRIS-system med minimal vanskelighed.

Oversigt over leverandørvalg for ansøgersporingssystemer

Tidslinjen for en leverandørsudvælgelsesproces for et ansøgers sporing kan variere fra en måned til seks eller mere for at fuldføre. Følgende er en foreslået tidsplan, der gør det muligt for dit udvalg at udarbejde en tidsramme for leverandørudvælgelsesprocessen for et ansøgers sporingssystem.

Vær opmærksom på, at dette kan ændres ud fra en foretrukket gennemførelsesdato.

Tidslinje for dit leverandørvalg til ansøgersporingssystemer

• Formulér et udvalg - 1 uge
• Identificer virksomhedsbehov - 1-2 uger

Mål objektivt leverandørerne mod de identificerede virksomhedsbehov med følgende proces: < Lav en lang liste over mulige leverandører - 1 uge

1. Forespørg RFP'er for at præcisere ethvert emne eller problem - 4 uger
2. Lav en liste med dine nøglevalueringskriterier - 1-2 uger
3. Afslut en sælger - 3-6 uger
4. Demonstrere forskellige systemer - så hurtigt som muligt
5. Salgspræsentationer - så hurtigt som muligt
6. Sitebesøg - efter behov
7. Husk på, at hovedmålene for et ansøger sporing system er at styrke dine brugere.Udvalgsmedlemmer bør kunne genkende og lægge værdi på teknologiredskaber, procesoptimering, virksomhedsvision og kundesupport for at strategisk indsnævre leverandørerne til en kort liste over reelle muligheder.

Det er sandsynligt, at din kort liste måske ikke har mange forskellige funktionelle forskelle; derfor er det vigtigt at holde de mindre håndgribelige elementer i den pågældende leverandør i tankerne.

Dit udvalg bør se på informationskilder som leverandørens websted, nyhedsgrupper, Human Resource portaler og messer. Forbind med kolleger hos andre virksomheder, der ligner størrelse, behov og industri for at lære af deres oplevelser.

Partnering med en serviceorienteret leverandør, der er den mest kompatible pasform med din organisations vision og fremtidige mål, vil være uvurderlig for alle vigtige aktører i din ansøgers tracking system evaluering, udvælgelse og implementering.

Mere om rekruttering og ansættelse

Rekruttering af stjerner: Top ti måder at få gode kandidater til.

• Brug LinkedIn til rekruttering af medarbejdere.