5 Trin til at tage, når en nøglemedarbejder forlader

Afgang af en nøglemedarbejder kommer ofte som et slag, men med en ordentlig planlægning kan du sikre, at det kun er en anden fase i din vækst. Følg nedenstående trin for at sikre kontinuitet i din virksomhed og for at holde dine investorer og andre backers informeret om, hvordan du vil bevæge dig fremad.

1. Sæt en back-up plan på plads

Ideelt set bør du altid have en reserveplan på plads i tilfælde af pludselige sygdomme eller andre nødsituationer, men hvis en nøglearbejder antyder afgang eller meddelelse, skal du straks komme op med en plan om at få en anden til at håndtere sine opgaver.

Ledere på højt plan og potentielle erstatninger bør forstå alle aspekter af hans rolle.

En stor del af en vellykket plan er dokumentation. Alt, hvad hver medarbejder arbejder på, skal være en del af en offentlig manual, kalender, opgaveliste eller fil. Denne dokumentation skal indeholde kontaktoplysninger for eksterne parter samt forklaringer på, hvordan Excel-makroer, computerprogrammer eller andre genveje, der er skabt af medarbejderens arbejde.

Planen skal også indeholde en klar liste over prioriteter, så de resterende medarbejdere ikke bliver overvældet og ved, hvilke opgaver der har forrang frem for deres eksisterende arbejde.

2. Overvej informationssikkerhed

Nøglemedarbejdere har ofte adgang til bankkonti, vigtige computersystemer og onlinetjenester. Selvom tilfælde af forsætlig forsømmelse eller tyveri af oplysninger er sjældne, er det stadig den bedste praksis at fjerne deres adgang, så snart de ikke længere har brug for det.

Ud over at fjerne adgang, skal du sikre dig, at du beholder den.

For eksempel kan en anden medarbejder få en check-signeringsmyndighed til at opretholde et underskriftssystem med to signaturcheck. Hvis den afrejsende medarbejder tilmeldte sig en onlinetjeneste, f.eks. Din websiteanalyse, ved brug af firmas e-mail, skal du sørge for at få ham til at overføre legitimationsoplysningerne.

3. Udsted en endelig lønseddel og fordele

Afrejsende medarbejdere har ret til betaling af deres endelige løn og eventuelle påløbne ydelser, som ubrugte feriedage.

Betalinger for påløbne ydelser afhænger af din ansættelsesaftale og lokale love.

Statens lovgivning fastsætter også tidslinjen for betaling. Du har normalt indtil, hvad der ville have været den regelmæssigt planlagte lønningsdag, hvis medarbejderen var blevet hos din virksomhed. Mange virksomheder foretrækker at have afrejsende medarbejdere underskrive deres endelige lønseddel i person på deres sidste dag. Arbejd med dine bogføringstjenester for at beregne det endelige beløb.

4. Opdater din årsregnskab

Hvis en medarbejder allerede har optjent aktieoptioner eller udskudt kompensation, er udgifterne og ledsættelsen sandsynligvis allerede optaget på dine bøger. Hvis afgangen udløser en gylden faldskærm eller en anden kontraktsperiode, kan erstatningen kun være en fodnote - hvis den er inkluderet i dine regnskaber overhovedet.

I stedet for at vente til næste rapporteringsperiode, skal din bogholder straks foretage de relevante journalposter til at afspejle eventuelle finansielle transaktioner, der skete med medarbejderens afgang. Dette giver dig advarsel, hvis du skal forklare eller justere for et skift i overskud som følge af udbetalinger.

5. Notificere Investorer

De fleste ansatte betragtes som udskiftelige, og deres afvigelser vil næppe anses for væsentlige for investeringsbeslutninger.

Der er dog undtagelser. Et eksempel ville være udgangspunktet for en førende videnskabsmand, hvis afgang ville forstyrre forskning, der blev betragtet som centralt for hans virksomheds aktiviteter.

Uanset om du er den bedste praksis, skal du sende en udgivelse, der giver dine investorer besked om afgang af enhver vigtig medarbejder. Dette kan hjælpe med at berolige frygt for uro eller uoverensstemmelse inden for dine rækker og forhindre investorer i at overveje at trække deres støtte. Det er også en god måde at holde investorerne orienteret om, hvad der foregår inde i din virksomhed og for at fortælle dem, hvordan du planlægger at vokse fremad.