3 Dokumenter, du har brug for, når du ansætter en kontraktarbejder

Hvilket nyt leje papirarbejde har jeg brug for til en uafhængig entreprenør?

Leje en uafhængig entreprenør til at arbejde i din virksomhed? Ansættelsespapiret til uafhængige entreprenører er meget enklere end for medarbejderne, med kun få dokumenter nødvendige, men det er vigtige dokumenter. At få dem i begyndelsen af ​​arbejdsforholdet er meget lettere end når jobbet eller kontrakten er færdig, og du kan ikke finde personen.

Hvad er en uafhængig kontrahent?

En uafhængig entreprenør kan være en eller flere personer, der er i en separat virksomhed fra din. Dette omfatter freelancere (f.eks. Kunstnere, planlæggere eller webdesignere, et eksternt firma (f.eks. Rengøring), en professionel som advokat eller skatteforhandler - enhver du betaler for tjenester, og som ikke er medarbejder.

Dokument nr. 1 - En W-9 Form

Det vigtigste ved at ansætte udenfor arbejdere er, at du skal dokumentere dine betalinger til dem. Betal nogen (med få undtagelser) $ 600 eller mere om et år, skal du give denne person eller virksomhed et Formular W-9, som indeholder entreprenørens skattepligtige identifikationsnummer, navn og adresse. Du skal have en W-9 på fil for hver uafhængig entreprenør, så du ikke behøver at tilbageholde indkomstskatter fra den pågældende person. Derefter har du oplysningerne om at oprette en 1099-MISC-formular for den pågældende person for skatteåret (svarende til en W-2 formular for medarbejdere).

Der kan være en indkomstskat tilbageholdelsesblanket, der kræves af din stat. Tjek med din stat s skattemyndighed for mere information.

Dokument nr. 2 - Ansøgning, CV eller dokumentation af kvalifikationer

Før du ansætter nogen, skal du anmode om og opbevare en kopidokumenter, der viser kvalifikationerne for denne person til det arbejde, der udføres.

Uddannelse, tidligere arbejdshistorie, referencer og andre dokumenter, der viser kvalifikationer og baggrund er vigtige.

Hvis personen foretager fortroligt, finansielt eller andet kritisk arbejde, skal du også lave en baggrundskontrol, få referencer og måske endda kræve en fortrolighedsaftale.

Selvom du ansætter et rengøringsfirma, skal du få referencer og en kopi af virksomhedens tidligere kunder.

Dokument nr. 3 - En skriftlig kontrakt

For hver uafhængig entreprenør, der arbejder for din virksomhed, skal du have en kopi af en kontrakt på filen, underskrevet af begge parter. Det kan lyde som overkill at kræve, at du har en kontrakt for hvert uafhængigt entreprenørforhold, men der er nogle aftaler, der skal skrives skriftligt. Kontrakten beskytter jer begge i tilfælde af tvist.

Nogle emner, der skal løses i denne kontrakt og nogle betingelser, der skal medtages:

• Arbejdets omfang, herunder når jobbet skal udføres, og deadlines
• Beløb og tidspunkt for betalinger, Når betalinger forfalder, hvad sker der, hvis der ikke foretages betalinger.
• Hvem ejer arbejdet - entreprenøren eller ansættelsesfirmaet?

Den vigtigste del af denne kontrakt skal være en erklæring om, at denne person er en uafhængig entreprenør, ikke en medarbejder.

Dokument nr. 4 - En konkurrenceaftale

Selv om dette dokument ikke er påkrævet af et statsligt organ, kan det være en god ting at overveje ud fra din type forretning og typen af ​​uafhængig entreprenør du ansætter.

Det sker ofte, at en uafhængig entreprenør i et stykke tid vil arbejde for en arbejdsgiver for at få færdigheder og erfaring og derefter afslutte, gå ned ad gaden og tage nogle af arbejdsgiveren sammen. For at forhindre dette, kræver mange arbejdsgivere af uafhængige entreprenører en konkurrenceaftale.

En ikke-konkurrence begrænser evnen hos en tidligere medarbejder eller entreprenør fra at eje en konkurrerende virksomhed inden for et bestemt område i en bestemt periode efter at have forladt arbejdsgiveren og fra at udføre arbejde, som konkurrerer direkte med den tidligere ejer.

To andre restriktive pagter, som du måske vil overveje, når du ansætter en uafhængig entreprenør, er:

(a) en aftale om ikke-solicitation, der forhindrer personen i at henvende dine kunder eller medarbejdere, og

non-disclosure aftale, der forhindrer personen i at afsløre forretningshemmeligheder eller proprietære operationer fra den tidligere arbejdsgiver.

Opbevaring af optegnelser på arbejdstagere

Du som virksomhedsejer er ikke forpligtet til at vende disse dokumenter til nogen, men hvis du nogensinde bliver revideret af IRS, eller du skal kontrollere forholdet, skal du producere dem . Så lav en fil for hver uafhængig entreprenør du ansætter, med disse dokumenter.

Tilbage til ansættelse og betaling af en uafhængig kontrahent