12 Ting, som HR skal overveje, når man tager sig af familielov

Betalt eller ej, 80 procent af forældrene tager familieafgang efter fødslen af ​​et barn. Så selvom de snart er forældre, har de travlt med at male børnehaver og læse "Hvad man kan forvente, når man forventer", kan du begynde at planlægge deres familieferie.

Når det kommer til familieorlov, skal Human Resources dække mange baser. Du er juridisk forpligtet til at gøre nogle ting, mens du skal gøre andre for at holde arbejdet flydende og tage sig af medarbejdere, der er nye forældre.

Din familie forlader tjekliste skal overveje disse tolv ting.

Kend reglerne om familielov

USA er et af de eneste lande i verden, der ikke kræver betalt barselsorlov, men Family Medical Leave Act (FMLA) kræver, at du giver 12 uger af ubestemt orlov for berettigede medarbejdere.

Forstå denne lov og hvilke medarbejdere der har ret til at modtage. For eksempel er medarbejderne ikke forpligtet til at tage hele 12 uger i ét stykke - de kan tage tiden intermittent.

Født mødre, partnere og adoptivforældre kvalificerer alle (forudsat at de opfylder kriterierne). Lær kendskab til denne lov samt andre love i din stat (Californien, Hawaii, New Jersey, New York og Rhode Island har specifikke lov om forældreorlov, så se nærmere). Flere arbejdslove vedtages regelmæssigt, så det betaler for at holde sig vidende om lovene i din jurisdiktion.

Skriv en formel politik om familieafgang

Dokumentere virksomhedens politik om familieorlov.

Ja, overholde lovene, men din virksomhed kan beslutte andre detaljer. Overvej disse muligheder, når du tænker på familieferie.

• Vil du tilbyde betalte fridage til familieferie? Det kræves ikke af føderal lov, men der er mange fordele ved at gøre det. Google øgede opretholdelse af nye mødre med 50 procent ved blot at tilbyde en lille ekstra betalt time-out. Hvis du tilbyder betalte fridage, angiv specifikt, hvor meget tid der tilbydes, og hvilke medarbejdere kvalificerer. Fx får fuldtidsansatte x beløb, men deltidsansatte kvalificerer sig ikke.
• Går den betalte time-out for familieferie i takt med FMLA-tiden? Hvis medarbejderne modtager to uger betalte timeout, skal du beslutte, om den tid vil køre separat eller samtidig med FMLA-tiden. Hvis det løber separat, kan medarbejderne muligvis tage 14 uger væk. Hvis det kører samtidigt, skal du blot betale medarbejderen i løbet af to af de 12 uger, de har ret til gennem FMLA.
• Vil du have en universel plan for familieferie? Hvis du tilbyder en periode med betalt tid til medarbejderne, skal du bestemme, om hver forælder får den samme mængde tid, eller hvis forskellige situationer modtager en anden behandling.F.eks. Skal fødselsmødre modtage to uger betalt fratrædelse, men adoptivforældre eller ikke-fødselspartnere modtager en uges betaling? Det er op til virksomheden, men skriv ned familielovspolitikken, så lignende situationer behandles konsekvent.

Koordinere arbejde til familieafrejse

Sørg for, at ledere arbejder med medarbejderne i god tid inden familiens forlader at koordinere arbejde, mens medarbejderen er væk. Få alle de detaljer, der er dækket, rydde ned for at have deres e-mails videresendt til en kollega (hvis det er nødvendigt).

Dette vil mindske stressen på kollegaer og eliminere potentielle flaskehalse.

Ledere kan arbejde sammen med deres team for at køre over ansvaret, hvilket er praktisk, ikke kun for familieferietid, men også når man mister en medarbejder af andre grunde.

Husk Medarbejder Privacy Om Familie Efterladt

Ikke alle vil have hele virksomheden at vide, at de forventer eller har haft en baby. Og faktisk er HR ikke forpligtet til selv at fortælle ledere specifikt, hvorfor en medarbejder er ude på FMLA (selv om de sandsynligvis vil vide, hvorfor en åbenlyst gravid medarbejder pludselig er væk i et par uger).

Overvej hvor åbenlyst medarbejderen drøftede graviditeten med kollegaer og handle med respekt. Hvis medarbejderen ønsker at cirkulere billeder af den nyfødte på virksomhedens sociale websted, på Facebook eller via e-mail, fantastisk. Men du burde ikke gøre det.

Gør fordele til rådighed

Fordele er vigtige under graviditet og fødsel, og mangel på dem eller forvirring om dem skaber stress for medarbejderne.

Næsten alle medarbejdere ønsker fordele kommunikation tilpasset til livshændelser. Mens sundhedsbehov er umulige at forudsige, er de helt sikkert nemmere at forudse, når nogen forventer et barn.

Det er en tynd linje at gå, men give så meget hjælp som mulig uden at respektere medarbejderens privatliv. Det er for eksempel uhensigtsmæssigt at fortælle en gravid medarbejder, at din sundhedsudbyder har en hotline til plejehjælp, medmindre de specifikt spørger.

Du har ingen ide om, hvilke valg de vil gøre for deres barn), men du kan stadig hjælpe med at minde dem om, at medarbejderassistentprogrammet (EAP) har gode supportressourcer.

Få et sikkert system online, hvor medarbejdere kan få adgang til oplysninger om fordele eller give medarbejdere kopier af gældende papirarbejde. Når det er muligt, rette medarbejdere til steder, hvor de kan undersøge og finde svar. Dette resulterer i mindre arbejde for dig og giver dem mulighed for at navigere og udforske fordele alene, samtidig med at de respekterer deres privatliv.

Giv fleksibilitet

Folk ønsker fleksibilitet, men trækker de nødvendige linjer. Den nye titel af forælder gør det ikke acceptabelt for fuldtidsansatte at arbejde kun 25 timer om ugen. Det er nok ikke rimeligt for medarbejderne at bringe deres nye baby til arbejde hele tiden. Men det er nok ikke en enorm aftale, hvis Erica ankommer kl. 9: 15, mens man regner med dagopholdsplanen.

Fleksibilitet kan hjælpe medarbejderne med at tilpasse sig deres nye ansvar.Medarbejdere bør have et team af mennesker, der støtter dem på arbejdspladsen, og at tilbyde fleksible timer illustrerer din støtte.

Nogle virksomheder finder det gensidigt fordelagtigt at lade medarbejderne langsomt komme tilbage til arbejde. At give medarbejderne mulighed for at komme tilbage på deltid i et par uger efter familieferien giver dem mulighed for at indhente penge, mens de ikke bliver overvældet. Det letter også byrden for at have en medarbejder ude af kontoret.

Hvis medarbejderne bruger hele deres FMLA-tid, men stadig har brug for lidt mere tid til at komme sig tilbage, skal man forsøge at udvide den med ubetalt ferietid. Eller hvis medarbejdere ikke kvalificerer sig til FMLA (og ifølge betalte forældreorlovsprognoser, 40 procent af de amerikanske medarbejdere ikke), forsøger at imødekomme dem alligevel.

Opret en beredskabsplan

Fleksibilitet kan også være til gavn for virksomheden, hvis der anmodes om en positionsændring før eller efter at en medarbejder tager forældreorlov. For eksempel kan en forælder gerne skære timer eller skifte nogle (eller alle) af deres arbejdstid til telekommunikation for at blive hjemme hos sit nye barn.

Du er kun lovligt forpligtet til at genskabe en stilling med lige løn, fordele og prestige til en medarbejder, der returnerer fra FMLA, men medarbejderne kan muligvis arbejde mere effektivt, hvis der foretages yderligere justeringer.

Ikke alle virksomheder har råd til at foretage disse ændringer, men nogle gange er det muligt at overnatte. Nogle forældre ønsker at ændre deres arbejdsplan efter en fødsel og kan skære arbejde ud af deres plan helt. Og antager ikke, at kun kvindelige forældre vælger at forlade arbejdsstyrken bagved.

Ifølge National At-Home Dad Network, blev det mest nøjagtige antal hjemme hos dadene anslået til 1. 4 millioner af Dr. Beth Latshaw i 2009. Dette tal er sandsynligvis steget på baggrund af tendenser fra andre kilder til mindst 1. 75 millioner. "

Overvej medarbejderfordelingsændringer

Med al spænding ved en ny baby kan medarbejderne glemme, at den nye glædebundt også er en ny afhængig, som de skal føje til deres helbred forsikringsplaner. Påmind medarbejderne om datoer og vinduer, hvor de kan og skal ændre deres valg valg.

Andre ydelser ændres for at overveje medarbejdere, der tager orlov. I løbet af ubetalte FMLA-orlov indsamler medarbejderne ikke en lønseddel. Hvordan vil de betale for deres præmier præmier? (Lovligt, hvis de bruger FMLA-tid, skal virksomheden tilbyde dækning, så find ud af en måde, at de stadig kan gøre deres bidrag.)

Du skal træffe beslutninger om flere andre politikområder for din medarbejderhåndbog og implementering.

• Bestem, om medarbejderne vil fortsætte med at tilbringe fritid under deres ferie. Hvis de ikke tilfalder det, skal du tage højde for dette ved beregning af fridage eller justering for denne ferie i virksomhedens time-off-software.
• Hvis medarbejderne ikke vender tilbage efter fødslen, skal du udbetale ferien på den endelige lønseddel, hvis dette er fastlagt i virksomhedens feriepolitik.
• Kontroller feriepolitikken for at afgøre, om medarbejdere kan tilføje en påløbne ferie på forældreorlov eller FMLA-tid, som de allerede tager.

Alle disse detaljer skal medtages i dine off-line politikker. Hvis de ikke er tilføjet, tilføj dem, så hver medarbejder behandles ens.

Vær følsom

Af og til er fødslen af ​​et barn ikke en festbegivenhed i folks liv. Uplanlagte graviditeter sker. Senestidsbegrænsninger og spædbarnsdødelighed er ødelæggende. En medarbejder kan vælge at placere deres barn til adoption eller afslutte en graviditet. Fremgangsmåde nogen af ​​disse situationer med følsomhed og respekt.

Arbejd med medarbejderen og medarbejderens leder til at håndtere overgangen til arbejde igen. Overvej også nogle situationer (som miscarriages) i virksomhedens beredskabspolitik.

Smertefulde livshændelser er vanskelige for medarbejderne, men også vanskelige for de mennesker på arbejde, der bekymrer sig om dem. Tænk på, hvordan virksomheden kan føle disse situationer følsomt (og privat) på forhånd.

Fejre

En lille, god gestus fra organisationen minder medarbejderne om, at de har et team af kollegaer, der hever dem på ryggen på kontoret. Vent et par dage efter fødslen for at sikre, at alt går godt og så send nogle blomster, et kort eller en oneie. Overvej hvad den medarbejder vil sætte pris på (hvis de er meget private, tag det i betragtning), og prøv at individualisere gestus.

Tænk på overnatningssteder

For mange virksomheder ophører forældreydelserne ikke, når familieferien gør. Overvej hvilke overnatningsansatte medarbejdere vil have brug for eller værdsætte. Fair Labor Standards Act (FLSA) kræver, at virksomhederne forsørger ammende mødre med pause tid og et sted privat til at udtrykke modermælk.

Arbejdsforældre uden opholdspartner vil sandsynligvis også have børnepasning - som er den største budgetpost for amerikanske familier. I gennemsnit bruger amerikanske familier $ 9, 589 om året på børnepasning op til $ 28, 353 for en hjemmepleje.

Overvej ekstra fordele for medarbejdere

Overvej at skabe en form for børnepasningsydelse for medarbejdere som at subsidiere omkostninger eller endda tilbyde børnepasnings muligheder på stedet eller tæt på arbejde. 83 procent af de ansatte, der har børnepasningsydelser, siger, at dette hjælper dem med at reducere stress og øge balancen mellem arbejde og liv.

Når det kommer til børnepasningsydelser, vil medarbejderne sætte pris på hjælpen, og den eneste grænse er, hvor kreativt du kan nærme sig fordelene (og hvad virksomheden har råd til og imødekomme).

Hjælpe medarbejderne en afslappende, ikke stressende familieferie, samtidig med at virksomheden er tilstrækkeligt taget vare på begge, mens de er væk, og når de vender tilbage.

Følg reglerne og fastlæg retningslinjer for at sikre overholdelse og fair behandling for alle medarbejdere, der tager familieorlov.

Store ændringer i medarbejdernes liv er spændende og en overgang for alle. Med en lille planlægning kan du nemt navigere familieblade.